Apps für die Verwaltung der Smartfurniture GmbH

Kann der Bereich Finanzen der Smartfurniture GmbH von einem iPhone aus verwaltet werden?

Zum neuen Jahr kommen immer mal wieder irre Ideen in mein Leben. Grund genug nach Monaten mal wieder einen Blog Artikel zu schreiben. Die Anforderung: Ohne Laptop und nur mit iPhone ausgestattet meine Kollegen maximal zu unterstützen.
Wir nutzen umfangreich Microsoft 365 mit Teams Telefonie, hier laufen alle Apps von Outlook über Teams, Sharepoint zur Verwaltung über die Unternehmens Portal App seit Jahren stabil auf meinem iPhone.

Apps im Bereich Finanzen und Verwaltung

Unsere wesentlichen Prozesse sind in dem ERP System Xentral abgebildet. Gebucht wird bei der Steuerkanzlei über Datev. Eingangsrechnungen kommen fast zu 100% per Mail und werden in Finway weiterverarbeitet. Bezahlt wird über direkte Integration in Finway, alle weiteren Zahlungen laufen über ein paar Firmen Kreditkarten und klassisches Internet Banking.

Unser Xentral ERP System

Xentral läuft seit Anfang an stabil in der Cloud. Wir passen immer mal wieder Schnittstellen an, zuletzt die Anbindung an den Webshop den wir unlängst auf Shopify Plus migriert haben.
Die iOS App bietet nicht so richtig viele Funktionen, ist aber wohl auch mehr zur Ansicht von Finanzdaten ausgelegt. Die Xentral App nutzt für die Sicherheit FaceID.

Banking

Gestartet haben wir bei der Smartfurniture GmbH vor knapp fünf Jahren mit einem Girokonto der Deutschen Bank. Sind hier immer noch sehr zufrieden. Dazu kam vor einiger Zeit ein zweites Konto bei der RSA Bank, da die Damen und Herren eine Filiale in unmittelbarer Nähe zu unserem Büro eröffnet haben und es schon eine Geschäftsbeziehung gab. Eine kleinere Bank als Alterrnative zu einer Frankfurter Grossbank schadet sicher nicht und ist vom Invest tragbar. Im Bereich Internet Banking sind die kleinen Genossenschaftsbanken sowieso immer weit vorn.
Ich nutze die jeweiligen Banking Apps für die Freigabe von Transaktionen und für Kontostände im Laufe der Zeit derzeit Banking4 von Subsembly. Sieht alles nicht spannend aus, funktioniert aber.
Banking4 kann dabei die Konten der beiden Banken als einen Kontostand anzeigen, macht die Verwaltung etwas einfacher. Banking4 ist die einzig kostenpflichtige App in diesem Portfolio.

Ausgaben Management mit Finway

Finway kam im August 2021 über eine Empfehlung in unser tägliches Leben und ist seit dem nicht mehr aus dem täglichen Geschäft wegzudenken. Eingangsrechnungen kommen per Mail und werden teilautomatisch den Kollegen (nein, kein :innen) zugewiesen, die sie prüfen und freigeben müssen. Finway läuft in der Cloud bei Amazon und wird wie Xentral per Abo bezahlt. Die App ist für meinen Rechnungsfreigabe Workflow perfekt. Nebenbei angemerkt – FaceID wird hier unterstützt.

Debit und Kreditkarten

Unsere erste Debitkarte war eine Paypal Karte – die hat sich leider immer mal wieder als zickig herausgestellt und eine Finanztransaktion nicht freigegeben. Ist unangenehm wenn ein Kollege (wieder ohne :innen) unseren Lieferwagen an der Aral Tankstelle mit Diesel befüllt und dann an der Kasse peinlich berührt nach Ablehnung der Zahlung seine private EC oder Kreditkarte aus dem Auto holt. Wir sind dann auf eine Firmen Amex umgestiegen – die macht einfach was sie verspricht und gibt dazu noch Membership Rewards Punkte, die dann ab und zu gerecht verteilt werden.

Finway bietet auch Debit Karten für Mitarbeiter, hier scheitern wir mit unserem eigentlich ganz einfachen Gesellschafter Konstrukt bei der Smartfurniture GmbH noch an dem KYC Prozess bei Finway. Der Prozess versteht den UBO nicht ganz 😉 – vielleicht klappt das 2023.

Die Shopify App

Bis jetzt in diesem Artikel haben wir nur verdientes Geld ausgegeben. Jetzt muss es auch wieder in die Smartfurniture reinkommen – unser wichtigster Vertriebskanal ist der Webshop eliotfurniture.com. Die Shopify App wurde im Laufe der Jahre immer weiterentwickelt und ist ein perfekter Begleiter. Läuft auch auf der Apple Watch.

Sicherheit des iPhones

Ist natürlich auch ein Thema – wer mein iPhone entsperren kann hat theoretisch Zugriff auf die ganzen Apps. So ist das im Leben. Wesentliche administrative Zugänge laufen über Google und Microsoft Authenticator, die auch auf dem iPhone verfügbar sind. Shopify lässt sich über eine Recovery Phrase problemlos entsperren, wenn man diese sicher abgespeichert hat. Die anderen wesentlichen 2 Faktor Autentifikationen lassen sich per SMS entsperren. Ein verlorenes iPhone ist ein finanzieller Verlust, aber nach einem Tag wird wieder alles laufen.